MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
ENTES RECAUDADORES
DEL COSEVI
Este manual tiene
como propósito fundamental, establecer los pasos a seguir para efectuar las
labores de recaudación de los montos provenientes de las multas por
infracciones a la Ley
de Tránsito y del cobro de otros cánones propios de la administración del
COSEVI.
Efectuar una
recaudación eficaz, eficiente y segura de las de multas aplicadas a conductores
infractores de la Ley
de Tránsito, así como de los cánones por
otros servicios como lo son cursos teóricos y pruebas prácticas de
manejo y la emisión de licencias de
conducir.
Comprenderá a todos aquellos funcionarios y/ o entes recaudadores, que de
una u otra forma tendrán relación directa con la administración del COSEVI, por
medio de la prestación de servicios de recaudación por infracciones a la Ley de Tránsito o el de otros
tipos de cobro autorizados por la Institución.
Serán todos aquellos gerentes, administradores, jefes de sucursal, tesoreros,
responsables de la recaudación de
ingresos o responsables de las cajas recaudadoras, que estén directamente
involucrados en el proceso de cobro de los ingresos institucionales del COSEVI.
Mediante aviso publicado en los distintos periódicos de circulación
nacional, se invitará a participar a personas físicas o jurídicas a ser Entes
Recaudadores autorizados por COSEVI, de Multas de Tránsito, Cánones por Cursos
Teóricos, Pruebas Prácticas y Emisión de Licencias de Conducir.
Los interesados deberán presentar a la Dirección Financiera
del COSEVI, las ofertas de servicios de recaudación con los requisitos
estipulados en el Reglamento.
El COSEVI estudiará las ofertas de servicios de recaudación, para
determinar si los interesados cumplen con todos los requisitos solicitados.
La
Dirección Financiera junto con un ingeniero del COSEVI, realizará
previo a la selección de los entes recaudadores, una inspección a las
instalaciones del recaudador con la finalidad de evaluar algunos aspectos
importantes para su selección.
La Asesoría
Legal del COSEVI, se encargará de evaluar la idoneidad de los documentos
presentados por los Entes Recaudadores.
Si la contratación es recomendada y los Entes Recaudadores cumplen con
todos los requisitos previamente establecidos, la Dirección Financiera
remitirá la oferta a la Dirección Ejecutiva para que decida la
contratación.
Si la oferta es aprobada por la Dirección Ejecutiva,
la Asesoría
Legal, se encargará de confeccionar el respectivo contrato de
servicios y solicitará al recaudador, la rendición de la garantía de
cumplimiento correspondiente, según sea el caso.
Los Entes Recaudadores seleccionados pondrán a disposición de los usuarios
del COSEVI, mediante un sistema de CONECTIVIDAD, cajas recaudadoras autorizadas
para el cobro de diferentes cánones por Cursos Teóricos y Pruebas Prácticas de
Manejo, así como la
Emisión de Licencias de Conducir y Multas por Infracciones a la Ley de Tránsito.
Los recaudadores deberán enviar un listado al COSEVI, con los nombres,
calidades y puestos de los funcionarios que estarán a cargo de las cajas
recaudadoras en donde se realicen los cobros de las infracciones y de los otros
cánones autorizados por el COSEVI.
Acreditar a las cuentas corrientes bancarias que el COSEVI señalará, las
sumas recaudadas diariamente.
Asumir la responsabilidad de la custodia y seguridad de los dineros que
sean recaudados y depositados en las cuentas corrientes del COSEVI.
Comprometerse a guardar la confidencialidad de los datos que el COSEVI le
suministrará en forma de bases de datos.
Al terminar la relación contractual devolverá o destruirá toda la Información
Confidencial.
Todos los trabajadores acreditados por el Ente Recaudador, deberán firmar
un documento adicional de confidencialidad relacionado con el servicio que
prestarán al COSEVI.
Las cajas recaudadoras, deberán estar ubicadas en un lugar que reúna las
suficientes condiciones de seguridad y comodidad, tanto para los usuarios, como
para el COSEVI.
Por conveniencia, los entes recaudadores que se encarguen del cobro de las
multas por infracciones, así como de otros cánones, deberán estar ubicados lo
más cercano posible a las Regionales de Licencias, Policía de Tránsito,
Transporte Público y Juzgados de Tránsito.
Las cajas recaudadoras deberán contar unas dimensiones al menos de 1,95 metros de ancho,
por 2,50 metros
de largo. Ver anexo # 1 Dimensiones Caja Recaudadora.
Para resguardar los montos recaudados, será necesario que las cajas
recaudadoras cuenten con cajas de seguridad resistentes a robo y fuego y que
tengan cerraduras de combinación secreta de alta seguridad, así como suscribir
una póliza con el Instituto Nacional de Seguros por los dineros recaudados que
se mantienen en su custodia o en tránsito para el depósito.
Acreditar los montos recaudados, a más tardar el siguiente día hábil en que
se realizó la transacción. Los días
sábado, domingo o feriados los pagos se registrarán con la fecha del día en que
se realizó la cancelación, aunque la nota de crédito se realice con fecha del
cierre del siguiente día hábil.
El depósito deberá hacerse llegar al COSEVI
en forma desglosada, es decir, indicando los montos totales, por cada
uno de los conceptos recaudados.
Entregar las notas de crédito originales al Administrador del contrato del
COSEVI, a más tardar al día siguiente en que se realizó el depósito
bancario.
Si existe alguna
diferencia entre la suma que deposita el ente recaudador y lo recaudado, se
deberá realizar inmediatamente un ajuste o depósito por la diferencia y
enviar el original de la nota de débito
al COSEVI, de conformidad con la hora establecida.
Si se genera un doble pago de infracciones, cánones por Cursos Teóricos,
Pruebas Prácticas o emisión de Licencias de Conducir, el dinero será debitado
de la cuenta del COSEVI antes de que se realice el depósito, sin que esto
represente algún cargo extra para la Institución.
El COSEVI pagará la comisión mensualmente a los Entes Recaudadores
Bancarios Privados y no Bancarios.
El Ente Recaudador deberá vigilar y controlar la documentación del COSEVI
que tiene en su poder y ser el responsable por la pérdida o el mal uso que se
le dé a la misma.
El Ente Recaudador emitirá y entregará a más tardar al siguiente día hábil
un informe al funcionario autorizado del COSEVI, o por medio de correo
electrónico; de las recaudaciones que a nivel nacional ha realizado el ente
recaudador.
El COSEVI por medio de su personal autorizado, visitará los puntos de
cobro, con la finalidad de inspeccionar que el trabajo objeto, esté siendo
desarrollado adecuadamente.
El Ente Recaudador atenderá y resolverá tanto consultas como quejas que los
usuarios presenten, de acuerdo con los servicios que se brindan, o buscar
solución alterna con el COSEVI.
Solicitar autorización al COSEVI, por medio de una nota formal, cuando se
desee adicionar cajas recaudadoras.
Solicitar autorización al COSEVI, en el caso de plantear el cambio de ubicación de las cajas recaudadoras o
cerrarlas y comunicarlo oportunamente a los usuarios del servicio.
Mantener funcionando las cajas, por un tiempo mínimo de ocho horas diarias.
Comunicar a los usuarios, cuando procedan a abrir, cerrar o cambiar alguno
de los puntos de recaudación autorizados por el COSEVI.
La recaudación se deberá realizar durante los siete días de la semana, las
24 horas del día, incluyendo asuetos y feriados.
Mantener software y hardware con la tecnología vigente, conservar
actualizados los equipos, que tengan capacidad de procesamiento, capacidad de
almacenamiento, así como contar con los programas informáticos necesarios para
brindar un excelente servicio a los usuarios.
Respaldar la información por medios electrónicos, magnéticos o papel en el
caso de que se produzca una falla en la comunicación o en el Sistema Central
del Ente Recaudador.
Realizar el proceso de mantenimiento de los equipos cuando sea necesario,
entre las 00:00 horas y las 06:00 horas para no afectar la atención a los
usuarios.
Solicitar a los usuarios el número de cualquiera de los siguientes
documentos, para poder realizar los pagos de cancelación de los compromisos:
Cédula de identidad o residencia, pasaporte, permiso temporal de conducir,
número de placa del vehículo, o número de las boletas de citación o la orden de
pago de multa por infracción
Aceptar pagos aún y cuando no exista comunicación en línea, siempre y
cuando el usuario brinde los datos necesarios, indicados anteriormente.
Entregar a los usuarios el comprobante de pago de las multas y sus
recargos, o por los otros cánones por Cursos Teóricos y Pruebas Prácticas de
Manejo y la Emisión
de Licencias de Conducir.
El comprobante de pago deberá contener la fecha de pago, el nombre y firma
del cajero y los sellos de cancelación del Ente Recaudador.
Cuando sean Pagos de Multas, se deberá incluir el número de
boleta de citación, el número de placa del vehículo, los artículos infringidos,
el monto global de la multa y los montos correspondientes al 30% PANI y el 3%
por mora hasta por un año, sobre el monto de la multa y el porcentaje
correspondiente al PANI.
Para los Cursos Teóricos y Pruebas Prácticas de Manejo, se requerirá
indicar el nombre completo y número de identificación del interesado, junto con
el monto pagado.
Para la emisión de Licencias de Conducir se debe indicar también, el nombre completo y
número de identificación del conductor o aspirante, junto con el monto pagado.
Recibir pagos en efectivo, cheque, tarjetas de crédito y / o débito,
siempre que el emisor del medio de pago sea el mismo Ente Recaudador; sin que
esto represente algún cargo adicional al COSEVI.
Si se realiza una duplicación del pago, el cajero podrá aplicar la
reversión si el sistema se lo permite; sino el usuario deberá terminar de
realizar su gestión en las oficinas centrales del COSEVI.
Para recepción de pagos fuera de línea, en el caso de las multas por
infracciones a la Ley
de Tránsito, se deberá presentar necesariamente la boleta de citación o la
orden de pago de multa por infracciones.
Los Cursos Teóricos, Pruebas Prácticas y Emisión de Licencias se podrán
cancelar fuera de línea, siempre y cuando se presente cualquiera de los
documentos de identificación.
Los pagos tramitados fuera de línea, se emitirán en dos tantos, uno para el
ente recaudador y otro para el usuario.
El COSEVI por
medio de la
Dirección Financiera, será responsable de dar a conocer todos
los formularios e información que contribuyan a realizar la correcta
recaudación, custodia y administración de los ingresos de la Institución.
